Datenschutzerklärung

A) Allgemeine Informationen

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verwaltungsgemeinschaft Helmstadt
Im Kies 8
Telefon: 09369 9079-0
E-Mail: poststelle@vgem-helmstadt.bayern.de

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten/unsere Datenschutzbeauftragte unter:
Das Kommunalunternehmen des Landkreises Würzburg
Zeppelinstr. 67
97074 Würzburg
E-Mail: datenschutz@kommunalunternehmen.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung der uns vom Gesetzgeber zugewiesenen öffentlichen Aufgaben, insbesondere der Information der Öffentlichkeit. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es uns erlaubt, die zur Erfüllung einer uns obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme erfolgt durch die Verwaltungsgemeinschaft Helmstadt. Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt. Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet werden.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Ihre Rechte

Soweit wir von Ihnen personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als betroffene Person nachfolgende Rechte zu:

  • Sie können Auskunft dazu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 des Bayerischen Datenschutzgesetzes - BayDSG). Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchstabe b DSGVO).
  • Falls Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben und die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
  • Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Weitere Einschränkungen, Modifikationen und gegebenenfalls Ausschlüsse der vorgenannten Rechte können sich aus der Datenschutz-Grundverordnung oder nationalen Rechtsvorschriften ergeben. Ausführlichere Informationen zu diesen Rechten erteilt Ihnen auch unser/e behördliche/r Datenschutzbeauftragte/r.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Weitere Informationen

Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten und zu Ihren Rechten können Sie uns unter den oben (zu Beginn von A) genannten Kontaktdaten erreichen / sich direkt an unsere Sachbearbeiter werden.

B) Informationen zum Internetauftritt

Technische Umsetzung

Unser Webserver wird durch 1&1 Internet SE betrieben. Die von Ihnen im Rahmen des Besuchs unseres Webauftritts übermittelten personenbezogenen Daten werden daher in unserem Auftrag durch
1&1 Internet SE
Elgendorfer Str. 57
56410 Montabaur
Telefon: +49 (0) 721 96 00
Fax: +49 2203 (0)9934 1042
E-Mail: info@1und1.de
Website: www.1und1.de
verarbeitet.

Die Wartung und ggf. der Update-Support unserer Webseite erfolgt durch digiPublica by econix GmbH. Die übermittelten und ggf. auf der Seite enthaltenen personenbezogenen Daten werden deshalb auch in unserem Auftrag durch
digiPublica by econix GmbH
Johann-G.-Gutenberg-Str. 15
82140 Olching
Telefon: +49 (0)8142 6 69 32-4 00
Fax: +49 (0)8142 6 69 32-2 99
E-Mail: vertrieb@digipublica.de
Website: www.digipublica.de
verarbeitet.

Protokollierung

Wenn Sie diese oder andere Internetseiten aufrufen, übermitteln Sie über Ihren Internetbrowser Daten an unseren Webserver. Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen Ihrem Internetbrowser und unserem Webserver aufgezeichnet:

  • Datum und Uhrzeit der Anforderung
  • Name der angeforderten Datei
  • Seite, von der aus die Datei angefordert wurde
  • Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
  • verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem
  • vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners
  • übertragene Datenmenge.

Weitere Behandlung dieser Daten

z.B. Aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, werden diese Daten von uns gespeichert. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, so dass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen. Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik werden die Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes verarbeitet.

Aktive Komponenten

Wir verwenden aktive Komponenten wie Javascript, Java-Applets oder Active-X-Controls. Diese Funktion kann durch die Einstellung Ihres Internetbrowsers von Ihnen abgeschaltet werden.

Cookies

Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrem Gerät gespeichert, die für die Dauer Ihres Besuches auf der Internetseite gültig sind („session-cookies“). Wir verwenden diese ausschließlich während Ihres Besuchs unserer Internetseite. Nach Ende Ihres Besuches wird Ihr Browser diese Cookies automatisch löschen. Unsere Website nutzt die Cookie-Consent-Technologie, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies in Ihrem Browser einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren (für Analyse, Tracking, etc.).Wenn Sie unsere Website betreten, wird ein Cookie dieses Tools in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht weitergegeben. Die erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern bzw. das gespeicherte Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auswertung des Nutzerverhaltens

Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden von uns nur eingesetzt, wenn Sie durch einen entsprechenden Klick in das Opt-In-Verfahren eingewilligt haben. Beim ersten Aufruf der Internetseite werden keine Daten an die Betreiber übermittelt. Erst nachdem Sie durch einen entsprechenden Klick in das Opt-In-Verfahren eingewilligt haben, werden ab sofort und bei jedem weiteren Besuch Ihre IP-Adresse erst anonymisiert und anschließend von uns ausgewertet oder an Dritte zur Auswertung übermittelt.

C) Informationen zu einzelnen Verarbeitungen (aus dem Internet- und Verwaltungsbetrieb)

  • Bürgerserviceportal

Das Bürgerserviceportal bietet Online-Verwaltungsleistungen an und wird in unserem Auftrag durch die AKDB (Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern) betrieben. Beim Antrag auf eine Verwaltungsleistung ist die Eingabe Ihre personenbezogenen Daten, wie Name und Vorname, erforderlich. Dabei werden jeweils nur die für die Bearbeitung erforderlichen Daten erhoben. Auf das jeweilige Informationsblatt (Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Art. 13 DSGVO)) wird verwiesen. Ihre personenbezogenen Daten werden für keinen anderen Zweck verwendet und nur weitergegeben, sofern es die beantragte Leistung erfordert oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Die Speicherfristen bestimmen sich auf Grund der beantragten und erteilten Leistung.

  • Bürgerinformationssystem

In unserem Bürgerinformationssystem finden Sie Informationen zu den Sitzungen und den Tagesordnungspunkten, aktuelle Sitzungstermine und eine Übersicht über die Zusammensetzung der Gremien. Das System wird in unserem Auftrag durch die akdb.digitalfabriX GmbH betrieben. Die personenbezogenen Daten der Gremienmitglieder werden mit deren Einwilligung verarbeitet. Die Angabe von personenbezogenen Daten in den Tagesordnungspunkten, Niederschriften und Protokollen erfolgt nur, soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die Dienste „Sitzungskalender“ und „Terminerinnerung“ nutzen Sie freiwillig - soweit das System dabei personenbezogenen Daten verarbeiten (z.B. für eine E-Mail-Benachrichtigung) erfolgt das auf Ihren Wunsch und mit Ihrer Einwilligung. Mit Kündigung der Dienste, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.

  • Online-Terminvergabe

Bei unserer Online-Terminvergabe werden ausgewählte Datenfelder bereits im Browser - vor der Übertragung zum Server - verschlüsselt und erst wieder auf Ihrem Computer oder beim Datentransport in die Fachanwendung entschlüsselt.

Einzelnen Verarbeitungen (DS-Hinweise aus dem Verwaltungsbetrieb einschl. E-Mail)

  • Fotoaufnahmen, Veranstaltungen der VGem

Im Rahmen unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Sie gegebenenfalls erkennbar zu sehen sind. Regelmäßig holen wir bei unseren Veranstaltungen dazu Ihre Einwilligung ein. Der Aufnahme und / oder einer Veröffentlichung können Sie widersprechen. Bitte nutzen Sie für ihren Widerspruch die oben (am Anfang von A) genannten Kontaktdaten oder wenden Sie sich bei der Veranstaltung direkt an unser Personal

  • Ehrungen

Wir sind Organisator oder Mitorganisator von Veranstaltungen, bei denen Personen Auszeichnungen oder Ehrungen für besondere Verdienste verliehen bzw. ausgehändigt werden. Zudem sind wir an der Prüfung von Vorschlägen für Auszeichnungen und Ehrungen anderer staatlichen Stellen beteiligt.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 27 BayDSG personenbezogene Daten der zu ehrenden Personen (Name, Kontaktdaten, Grund der Auszeichnung etc.). Die Daten werden zur Prüfung von Auszeichnungsvorschlägen und zur Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltungen verarbeitet.

Je nach Auszeichnung oder Ehrung kann auch eine Übermittlung an Mitglieder der Staatsregierung, Abgeordnete, kommunale Mandatsträger, Kooperationspartner und externe Dienstleister erfolgen.

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit können Daten der geehrten Personen und die jeweilige Auszeichnung oder Ehrung auf unserem Internetauftritt veröffentlicht und an die Medien zur Veröffentlichung übermittelt werden.

Die Daten werden gelöscht, wenn sie zur Erfüllung unserer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind.

  • Elektronische Post (E-Mail-Verkehr)

Informationen, die Sie unverschlüsselt per Elektronische Post (E-Mail) an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt. Eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail ist daher nicht gewährleistet. Wir setzen - wie viele E-Mail-Anbieter - Filter gegen unerwünschte Werbung („SPAM-Filter“) ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen. E-Mails, die schädigende Programme („Viren“) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht. Wenn Sie schutzwürdige Nachrichten an uns senden wollen, empfehlen wir, den sicheren Dialog in unserem Bürgerserviceportal zu nutzen.

Bewerbungen

Bewerbungsunterlagen enthalten personenbezogene Daten und unterliegen daher den strengen Sorgfaltspflichten der jeweils geltenden Datenschutzbestimmungen. Bewerbungsunterlagen sollen Aufschluss darüber geben, ob und inwieweit eine Bewerberin bzw. ein Bewerber für die ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Insofern gehören zu einer aussagekräftigen Bewerbung neben den Adress-/Kontaktdaten das Bewerbungsschreiben, der Lebenslauf sowie Ausbildungs-/Qualifikationsnachweise und Schul-/Arbeitszeugnisse, die im Zusammenhang zu der ausgeschriebenen Stelle stehen. Zweck der Datenerhebung ist es, eine rechtmäßige Prüfung Ihrer Bewerbung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durchführen zu können. Hierfür speichern wir alle von Ihnen uns zur Verfügung gestellten Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Auf Basis der im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten prüfen wir, ob Sie zu einem Bewerberinterview als Teil des Auswahlverfahrens eingeladen werden können. Rechtsgrundlagen für die Datenerhebung und die Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b DSGVO, Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG. Soweit Ihre persönlichen Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden, erfolgt der technische Betrieb unserer Datenverarbeitungssysteme durch die Personalinformationssoftware der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung Bayern mit dem Rechenzentrum in Bayreuth als Auftragsverarbeiter. Im Rahmen des Auswahlverfahrens werden die Bewerberdaten nur von den Personen eingesehen bzw. verarbeitet, die mit dem Einstellungsvorgang befasst sind. Dazu gehören die Personalsachbearbeiter und auch die Führungskräfte, die letztlich über die Einstellung entscheiden. Bei schwerbehinderten Menschen wird auch die Schwerbehindertenvertretung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften beteiligt. Sollte es zu einem Bewerberinterview kommen, werden die Bewerbungsunterlagen auch allen daran Beteiligten zugänglich gemacht. Darüber hinaus hat auch der jeweils zuständige Personalrat im Rahmen seiner Zustimmungsrechte nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz einen Anspruch auf Einsicht in die Bewerbungsunterlagen. Ihre Daten werden darüber hinaus nicht, auch und insbesondere nicht an Dritte übermittelt oder weitergegeben. Ihre innerhalb des Bewerbungsverfahrens gewonnen personenbezogenen Daten speichern wir für längstens zwölf Monate. Im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei Rücknahme dieser vernichten wir die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten nach Ablauf von zwölf Monaten nach Mitteilung der Absage. Die Aufbewahrung im Rahmen dieser Fristen ist für den Fall etwaiger Klagen aus Rechtsgründen erforderlich. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, werden Sie gesondert im Rahmen des Einstellungsverfahrens zu erhebenden personenbezogenen Daten informiert. Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.

Abschließender Hinweis zur Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.